Fakturafrågor

Fakturor till Region Norrbotten

Fakturor avseende inköp gjorda från och med 1 april 2019 ska skickas elektroniskt i enlighet med lagen om elektroniska fakturor (e-fakturor) till följd av offentlig upphandling.

Fakturor via mail (exempelvis i PDF-format) räknas inte som elektronisk faktura och tas inte emot av Region Norrbotten.

Ange alltid referens

Alla till Region Norrbotten inkommande leverantörsfakturor ska vara märkta med en referens. Det allra vanligaste är att referensen är ett kostnadsställe (5 siffror) men det finns också andra referenskoder exempelvis för remisser.

Referensen skall beställaren uppge vid beställnings-/köptillfället, och du som leverantör kan kräva att beställaren uppger denna. Fakturan kommer inte att kunna hanteras på ett tidseffektivt sätt om inte en riktig referens har uppgetts.

Verksamhetsområdet HR- & Ekonomistöd är Region Norrbottens interna servicebyrå för bland annat leverantörsfakturor, kundfakturor, utlämnande av frikort till verksamheten, efterhandsreglering av sjukresor och utbetalningar till privata vårdgivare.

Undantag från e-faktura gäller för redan ingångna avtal samt om användande av elektronisk faktura skulle innebära risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet.

Frågor om e-faktura

Kontakta Ekonomistöd
Telefon: 0921-670 50
E-post: leverantorsenheten@norrbotten.se

Alla inkommande leverantörsfakturor till Region Norrbotten ska vara märkta med en referens. Det allra vanligaste är att referensen är ett kostnadsställe (5 siffror) men det finns också andra referenskoder exempelvis för remisser.

Referensen skall beställaren uppge vid beställnings-/köptillfället, och du som leverantör kan kräva att beställaren uppger denna. Fakturan kommer inte att kunna hanteras på ett tidseffektivt sätt om inte en riktig referens har uppgetts.

I Svefakturaformatet ska referensen läggas in i fältet Invoice/RequistionistDocumentReference. Förutom referensen är det bra om beställarens namn framgår på fakturan. Det är viktigt att fakturareferensen kommer först, sedan kan även namnet skrivas in.

Från alla våra ramavtalsleverantörer ska ramavtalsnumret skickas i svefakturafältet Inovice/AdditionalDocumentReference.

I de fall Region Norrbotten har uppgett ett ordernr/beställningsnummer i samband med ordern/beställningen ska detta nummer skickas i svefakturafältet OrderLineReference/Order Reference.

Detta är obligatoriskt vid e-handel. 

Region Norrbotten försöker nu samla alla sina e-fakturor till en väg in istället för att som tidigare ha flera olika vägar in för e-fakturor. 

Ni kan skicka e-fakturor till oss oavsett vilket VAN-företag ni använder er av bara det VAN-företaget har ett samtrafiksavtal med CGI. Vi är numera också anslutna till PEPPOL för e-fakturor.

Det är viktigt för er att känna till är att följande e-adresser är uppsatta för Region Norrbotten:

För fakturor i PEPPOL-format gäller följande adress:
PEPPOL-ID    
0007:2321000230

För fakturor i SVEfaktura-formatet gäller följande adress:
GLN-kod 
7381036700007
Organisationsnummer 
2321000230

EDIfact
Här måste specifik uppsättning göras, så kontakt måste tas med Region Norrbotten. 

För er leverantörer som saknar tillgång till affärssystem som kan skicka e-fakturor men som kanske skriver fakturorna i excel, word eller kanske för hand så finns det en kostnadsfri lösning som ni kan använda er av.

Genom att gå in på länken och registrera er som leverantör till oss så kan ni sedan skicka fakturor till oss den vägen. Denna väg fungerar fortfarande även fast inte Basware är vårt VAN längre. Säkerställ dock att ni antingen väljer någon av adresserna under svefaktura ovan. 

Fakturor undantagna från e-fakturering

Undantag från e-faktura gäller för redan ingångna avtal samt om användande av elektronisk faktura skulle innebära risk för röjande av uppgifter som omfattas av sekretess eller skada i övrigt för säkerhetskänslig verksamhet.

I dessa undantagsfall ska fakturan i stället skickas brevledes.

Region Norrbotten ställer följande krav på brevledes fakturering

  • Fakturan ska vara märkt med Region Norrbottens femsiffriga kostnadsställe avseende beställande verksamhet. Om beställningsnummer/ordernummer eller beslutsnummer finns ska även det anges.
  • Fakturan ska vara enkel att tolka efter inskanning, det vill säga vara utskriven på vitt papper med svart text och uppfylla kravet på en faktura enligt mervärdeskattlagen.
  • Fakturan ska skickas i ett (1) exemplar och till följande faktureringsadress (gäller även eventuella påminnelser och krav):

    Region Norrbotten
    Box 4
    961 21 BODEN